Ook Alida Joachim-Ruis, voorzitter van De Bron in Zaandam, doet mee met deze leergemeenschap. “Wat wij als bestuur belangrijk vinden, is om ook tijd te nemen om zelf te reflecteren.”

Wat heeft de leergemeenschap jou gebracht?

Dick: “Wat onderling uitwisselen betekent? ‘Wakker maken wat sluimert en zien wat onzichtbaar is.’ Het dilemma waar ik de laatste tijd mee bezig ben, is hoe je in de organisatie een balans houdt tussen top-down en bottom-up werken. Enerzijds ben ik als bestuurslid eindverantwoordelijke voor het voortbestaan van de organisatie, maar anderzijds wil ik daarbinnen ook zoveel mogelijk ruimte geven aan initiatieven van onderop. In de leergemeenschap word ik gedwongen om daar hardop op te reflecteren. Wat doen we nu, hoe zouden we het willen doen en is dat allemaal haalbaar?”

Alida: “Je hebt in het gewone leven weinig de kans om over dit soort specifieke dingen te spreken met mensen die dezelfde ervaringen hebben. Ondersteuning en aandacht, dat is voor bestuursleden ook weldadig. We hebben vaak te maken met complexe situaties. Dan is samen een leergemeenschap vormen heel steunend. Ik ga hier altijd blij vandaan!”

Wat is er uniek aan het besturen van een inloophuis of presentieplek?

Dick: “Ik omschrijf de manier waarop wij werken soms als ‘de kracht van de krakkemikkigheid’. Een voorbeeld. Wij hebben een kringloopwinkel. In de whatsappgroep zie ik ’s ochtends: ‘Wie doet de deur open?’ Na een tijdje vraag ik of het al gelukt is, en ja hoor, iemand anders is al gekomen. Mensen hebben bij ons vaak een bepaalde taak, maar als het nodig is, springen ze ook in op een andere plek. Maar, een vrijwilliger is geen medewerker, je hebt er geen arbeidscontract mee. Je moet mensen betrekken, hen zelf hun inbreng laten aangeven, hen aanmoedigen. Dat is een zoektocht. Gelukkig lossen problemen zich hier altijd op. Mijn taak als bestuurslid is: hoe zorg je dat dat bestendig wordt?”

Alida herkent de kracht, maar ook de uitdagingen van het werken met vrijwilligers. “Bijvoorbeeld in het werven van vrijwilligers. Jongeren zijn vaak lastig te vinden, mensen met ervaringskennis ook, terwijl die twee groepen zo belangrijk zijn voor het inloophuis. Ook in het werken met een betaalde coördinator zitten uitdagingen. Het is soms zoeken naar balans. Ik vind het heel leuk om de coördinator te stimuleren om haar eigen talenten op te pakken en te focussen op waar zij goed in is. Die ruimte moet er zijn. Maar wat er dan wel gebeurt, is dat er dingen blijven liggen, die wij als bestuur soms ook heel belangrijk vinden.”

Als bestuurslid neem je ook jezelf mee in het besturen, hoe is dat?

Alida: “Ik neem heel veel van mezelf mee ja. Allereerst omdat ik dit ben gaan doen vanuit een affiniteit met het werk. Ik heb zelf ook in de buurt gewerkt, in een wijk in Zaandam. Toen mijn eigen werk als directeur van een basisschool ophield, wilde ik als vrijwilliger nog wat kunnen betekenen, mijn eigen ervaringen inzetten. Dat is natuurlijk ook een valkuil. Het is belangrijk om juist de anderen die het werk doen in hun kracht te zetten.”

Dick vertelt over de nieuwe inzichten die hij als persoon opdeed tijdens het besturen. “Ik was altijd iemand die voor de troepen uitliep en af en toe achterom keek. Hier is dat anders. Hier loop ik er meer achteraan, ik kijk waar de kudde heen gaat, volg hen. Soms loopt de kudde vast, dan lopen ze een doodlopende steeg in. Geen man overboord, dan lopen we een stukje terug. Dan moet je hen als bestuurslid kunnen terugleiden naar de t-splitsing waar ze de verkeerde afslag hebben genomen. ‘Die kant zijn we gelopen, dat werkte niet. Kijk eens welke andere kant we wel op kunnen?’ Maar als ze een dwaalweg nemen, doe maar, zie maar. Misschien pakt het toch verrassend goed uit. Ja, die houding heb ik in dit werk wel echt moeten leren.”

Hoe creëer je een omgeving waarin mensen hun eigen verantwoordelijkheid nemen?

Dick: “Als bestuur moeten we zorgen voor de financiële randvoorwaarden, het personeels- en vrijwilligersbeleid, huisvesting. Maar daaromheen zitten allemaal taken die anderen ook heel goed kunnen oppakken. We willen toewerken naar een organisatie waarin elke vrijwilliger, naar draagkracht, verantwoordelijk is voor de taak die hij of zij uitvoert. Dat degene die kleding sorteert voor de kringloopwinkel, ook echt eindverantwoordelijke is voor die taak.

Als iemand bijvoorbeeld in de groepsapp zegt ‘Ik kan dan niet’, ging de coördinator vroeger zelf op zoek naar iemand die wel kan. Nu lossen vrijwilligers het met elkaar op.

Wat daarin wel een belangrijke taak is voor het bestuur, is om een aantal basisomgangsregels neer te zetten die iedereen moet beheersen. Respectvol omgaan met elkaar en met spullen, elkaar een helpende hand toesteken, opletten of een ander niet vastloopt.”

Er komt vaak veel op de coördinator af.

Alida: “Wat ik in de leergemeenschap veel terug hoorde komen en wat wij zelf ook ervaren, is dat het werk voor de betaalde kracht soms heel ingewikkeld is. Er wordt veel van je gevraagd, je bent een soort schaap met vijf poten. De ervaringen van anderen helpen ons om dan weer op een andere manier naar onze eigen aanpak te kijken. Kan het anders, wat we nu doen?”

Dick beaamt dat: “Het is voor de coördinator vaak heel lastig is om de balans te houden tussen het presentiewerk en de organisatorische kwesties die moeten worden aangepakt. Opschrijven waar ze hun tijd aan besteden, vinden ze bijvoorbeeld vaak heel lastig. Het is misschien wel onze grootste opdracht om als bestuur ook steeds oog te hebben, voor die balans.”

Hoe zie je jouw rol als bestuurder in het inloophuis?

Dick: “Eén van de dingen die ik lastig vind als bestuurslid, is dat ik in de uitvoering als gelijkwaardige vrijwilliger wil worden gezien. Mensen zijn van kinds af aan opgegroeid met een soort hiërarchisch denken, en dat merk ik in de omgang met mij. Wat ik daarin heel bewust doe is dat ik echt een onderscheid maak tussen mijn bestuurs-rol en mijn vrijwilligers-rol. Laatst was ik samen met iemand spullen aan het ophalen voor de kringloop. Dat was teveel om allemaal mee te nemen. ‘Zullen we het voorleggen aan de coördinator van de kringloopwinkel?’, vroeg ik. ‘Dan maken we een foto, sturen we die door, en maken we een nieuwe afspraak voor volgende week.’ De jongen die mee was, keek mij zo aan van: dat kan jij toch wel beslissen? ‘Nee’, zeg ik dan, ‘dat kan ik echt niet.’”

Dit geldt voor vrijwilligers, maar ook voor de betaalde kracht, merkt Alida. “Wat wij als bestuur het allerbelangrijkste vinden, is dat een coördinator zichzelf goed kent en we open communiceren. Ik wil een werkomgeving creëren waarin duidelijk is: je mag hier fouten maken. Maar blijf er wel over in gesprek. Je kan niet alles in je eentje, het is belangrijk om hulp te vragen. En zelf doen we dat als bestuur dus ook, door naar de leergemeenschap Besturen te gaan en daarmee ook te investeren in onze eigen vorming!”

Nieuwsgierig naar de Leergemeenschap Besturen? Op de netwerkdag op 12 november in Houten wordt er door deelnemers van de leergemeenschap een workshop georganiseerd. Een mooie manier om kennis te maken met hun werk en de inzichten die ze samen opdoen!

Bij Netwerk DAK zijn verschillende leergemeenschappen actief. In leergemeenschappen wordt samengewerkt rond belangrijke en urgente thema’s uit het werkveld die om doordenking en verdieping vragen. Praktijkkennis en samen leren staat daarbij altijd centraal.